保護者会・父母会主催イベント STEP1.企画の手始めに
イベントを成功させるためには企画段階が肝だと思ってます。
私が当段階でまず1人で実施した事は以下の通りです。
①課題の整理と対策案の検討
過去からの課題を整理し当年度に対策可能な事を纏めました。
②目標の設定
①を踏まえて当年度の目標を決めました。無事にイベントが終わり目標が達成されれば担当役員の方々が達成感を感じられます。
③作業計画の策定
（作業計画書※1・概略スケジュール※2・体制図※3 の作成）
過去の引継ぎ資料に目を通しましたが大まかなスケジュールしかない😱しかもスケジュールの線が1本線。。。ということで作成内容の洗い出し、作業レベルの詳細化、リソースの割り当て（但し①の時点では担当者名は未定）を行いました。
⭐️計画策定時の注意点
・作業漏れ及びトラブルを考慮して余裕のあるスケジュールを立てる。
・1人に作業が集中しないように負荷を分散する。
・先行→後続作業（どの作業が完了しなければどの作業に進めない）を明確にする。
・担当者名を明記する欄を設け各担当役員に当事者意識を持たせる。
※1 : 作業計画書の用途及びイメージ
・用途
[STEP1.企画]において役割分担
[STEP2.実準備]において進捗管理
・イメージ（テンプレ有）
以下サイトが参考になります。
フリーのEXCELプロジェクト管理表(ガントチャートでの工程管理)まとめ
※2 : 概略スケジュールの用途及びイメージ
・用途
キッフオフミーティングで担当役員に全体のスケジュール感を確認してもらい役割分担の際に参考にしてもらう。
・イメージ
※3 : 体制図の用途
各担当の作業内容や役割（どんなスキルが必要等）を明記し、メンバー間で実際に役割分担する際に各自が立候補しやすいようにしました。
④予算案の策定
これもまた昨年度以前の過去資料が皆無😱毎年会員である保護者の方から集金した会費を仮で預かるなり使うなりする事になるので正確に見積もって予算通りの収支を目指す必要があるかと思います。
